مديول المشتريات
الموردون، وطلب شراء من المصنع، وطلب عروض أسعار، وأمر الشراء وتوقيعاه، والاستلام، وفاتورة المورد ومطابقتها، ثم دفعة السداد.
30 خطوة
الشرح كاملًا بلا تعليق صوتي — والتعليقات على الشاشة.
١ · ملف المورد
قبل أي شراء يوجد المورد مرة واحدة — برقمه الضريبي ومدة التوريد وهل بضاعته تحتاج فحصًا.
1اضغط مورد جديد
- 2
الاسم وبيانات التواصل والرقم الضريبي
الرقم الضريبي هو ما تُراجَع عليه فاتورة المورد — فالمورد غير المسجل لا ضريبة له تُسترد.
- 3
مدة التوريد والفحص
١٤ يومًا من الطلب للتسليم — ومنها يحسب تخطيط النواقص. وبتفعيل الفحص لا يمر الاستلام دون جودة.
- 4
احفظ المورد
٢ · طلب من المصنع
طلب الشراء طلب لا أمر. لا يلتزم بأي مبلغ — بل يخبر المشتريات بما يحتاجه الإنتاج.
5اضغط طلب شراء جديد
- 6
المطلوب والكمية والموعد
١٬٠٠٠ كجم MDI خلال ثلاثة أسابيع. والمشتريات تقرر المورد والسعر — لا طالب الشراء.
- 7
احفظ الطلب
٣ · طلب عروض أسعار
طلب عروض الأسعار يذهب لعدة موردين بنفس القائمة، فتقارن المتماثل قبل الالتزام.
8اضغط طلب عرض سعر جديد
- 9
سمِّه واكتب ما تطلب تسعيره
عنوان يعرفه المورد من البريد، ثم نفس الـ ١٬٠٠٠ كجم.
- 10
احفظ طلب عرض السعر
أرسله لموردين أو ثلاثة وسجّل عرض كل منهم؛ فالأرخص ليس دائمًا صاحب مدة التوريد المناسبة.
٤ · أمر الشراء
هذا هو المستند الذي يلزم أموال الشركة. وكل ما قبله كان تجهيزًا.
11اضغط أمر شراء جديد
- 12
المورد والمخزن وتاريخ التوريد
المخزن يحدد أين تدخل البضاعة عند وصولها.
- 13
البند: الخامة والكمية والسعر
١٬٠٠٠ كجم بسعر ٩٥ جنيهًا. أي ٩٥٬٠٠٠ — وهذه المساحة تشترط توقيعين فوق ٥٠٬٠٠٠.
- 14
احفظ الأمر
- 15
اضغط تعليم كمطلوب
تحت الحد يؤكد الطلب مباشرة. وفوقه يرسله للاعتماد.
- 16
الأمر ينتظر توقيعين
مدير مسمّى وأي مدير — شخصان مختلفان. والخادم يرفض توقيع الشخص نفسه مرتين.
- 17
أحمد يوقّع أولًا
وصله إشعار. يفتح الأمر ويعتمده بصفته مديرًا.
- 18
اعتماد
- 19
نورهان توقّع ثانيًا
باكتمال التوقيعين يصبح الأمر مؤكدًا تلقائيًا ويمكن إرساله للمورد.
- 20
أرسله للمورد
أمر قابل للطباعة ورسالة بريد. والإرسال هو الطلب — فالمسودة التي بيد المورد ليست مسودة.
٥ · وصول البضاعة
الاستلام هو ما يزيد المخزون — لا الأمر ولا فاتورة المورد.
21التكلفة حتى الباب إن وُجدت
الشحن والجمارك والتخليص تُضاف هنا وتُوزَّع على البنود — فتحمل البضاعة تكلفتها الحقيقية حتى الوصول.
- 22
اضغط استلام المخزون
سجّل ما وصل فعلًا. فلو وصل ٨٠٠ كجم اكتب ٨٠٠ — ويبقى الباقي مستحقًا على الأمر.
- 23
اضغط تأكيد الاستلام
يزيد المخزون، وتتحدث تكلفة الخامة إلى ما دفعته فعلًا في هذا التوريد.
٦ · فاتورة المورد
ثلاثة مستندات يجب أن تتطابق: ما طلبته وما استلمته وما يطالبونك به. وهذه هي المطابقة الثلاثية.
24اضغط فاتورة مورد جديدة
- 25
اربطها بأمر الشراء
اختيار الأمر هو ما يتيح للنظام المقارنة. والفاتورة بلا أمر لا يراجعها أحد.
- 26
رقمهم ومبلغهم وضريبتهم
٩٥٬٠٠٠ زائد ١٤٪. اكتب ما في الورقة — فالغرض من المطابقة كشف الفرق لا إخفاؤه.
- 27
احفظ الفاتورة
تعرض القائمة نتيجة المطابقة: مطابقة أو فرق في الكمية أو السعر، بالكلمات.
٧ · سداد الموردين
ثلاثون فاتورة ليست ثلاثين عملية دفع. دفعة السداد تسددها معًا — وفوق الحد تنتظر توقيعين كما فعل الأمر.
28المستحق والحدود التي تحكمه
تعرض الدفعة كل عملة على حدة — فلا تُجمع الريالات مع الجنيهات تحت مسمى واحد.
٨ · شاشتان تستحقان المعرفة
قوائم الأسعار تحفظ أسعار كل مورد بتاريخها؛ وبطاقات الأداء تبيّن من يلتزم فعلًا بالمواعيد.
29قوائم أسعار الموردين
السعر الأقدم من ستة أشهر يُنبَّه عليه عند تسعير عرض — فالسعر القديم هامش خاطئ.
- 30
بطاقات أداء الموردين
الالتزام بالمواعيد ودقة الكميات من واقع استلاماتك أنت — لا من انطباع.
سُجِّل على مساحة عمل تجريبية. الشركة والأرقام من نسج الخيال؛ أما الشاشات فهي المنتج الحقيقي.