مديول المشتريات

الموردون، وطلب شراء من المصنع، وطلب عروض أسعار، وأمر الشراء وتوقيعاه، والاستلام، وفاتورة المورد ومطابقتها، ثم دفعة السداد.

30 خطوة

شاهده من البداية للنهاية

الشرح كاملًا بلا تعليق صوتي — والتعليقات على الشاشة.

خطوة بخطوة

١ · ملف المورد
قبل أي شراء يوجد المورد مرة واحدة — برقمه الضريبي ومدة التوريد وهل بضاعته تحتاج فحصًا.
1
اضغط مورد جديد
2
الاسم وبيانات التواصل والرقم الضريبي
الرقم الضريبي هو ما تُراجَع عليه فاتورة المورد — فالمورد غير المسجل لا ضريبة له تُسترد.
3
مدة التوريد والفحص
١٤ يومًا من الطلب للتسليم — ومنها يحسب تخطيط النواقص. وبتفعيل الفحص لا يمر الاستلام دون جودة.
4
احفظ المورد
٢ · طلب من المصنع
طلب الشراء طلب لا أمر. لا يلتزم بأي مبلغ — بل يخبر المشتريات بما يحتاجه الإنتاج.
5
اضغط طلب شراء جديد
6
المطلوب والكمية والموعد
١٬٠٠٠ كجم MDI خلال ثلاثة أسابيع. والمشتريات تقرر المورد والسعر — لا طالب الشراء.
7
احفظ الطلب
٣ · طلب عروض أسعار
طلب عروض الأسعار يذهب لعدة موردين بنفس القائمة، فتقارن المتماثل قبل الالتزام.
8
اضغط طلب عرض سعر جديد
9
سمِّه واكتب ما تطلب تسعيره
عنوان يعرفه المورد من البريد، ثم نفس الـ ١٬٠٠٠ كجم.
10
احفظ طلب عرض السعر
أرسله لموردين أو ثلاثة وسجّل عرض كل منهم؛ فالأرخص ليس دائمًا صاحب مدة التوريد المناسبة.
٤ · أمر الشراء
هذا هو المستند الذي يلزم أموال الشركة. وكل ما قبله كان تجهيزًا.
11
اضغط أمر شراء جديد
12
المورد والمخزن وتاريخ التوريد
المخزن يحدد أين تدخل البضاعة عند وصولها.
13
البند: الخامة والكمية والسعر
١٬٠٠٠ كجم بسعر ٩٥ جنيهًا. أي ٩٥٬٠٠٠ — وهذه المساحة تشترط توقيعين فوق ٥٠٬٠٠٠.
14
احفظ الأمر
15
اضغط تعليم كمطلوب
تحت الحد يؤكد الطلب مباشرة. وفوقه يرسله للاعتماد.
16
الأمر ينتظر توقيعين
مدير مسمّى وأي مدير — شخصان مختلفان. والخادم يرفض توقيع الشخص نفسه مرتين.
17
أحمد يوقّع أولًا
وصله إشعار. يفتح الأمر ويعتمده بصفته مديرًا.
18
اعتماد
19
نورهان توقّع ثانيًا
باكتمال التوقيعين يصبح الأمر مؤكدًا تلقائيًا ويمكن إرساله للمورد.
20
أرسله للمورد
أمر قابل للطباعة ورسالة بريد. والإرسال هو الطلب — فالمسودة التي بيد المورد ليست مسودة.
٥ · وصول البضاعة
الاستلام هو ما يزيد المخزون — لا الأمر ولا فاتورة المورد.
21
التكلفة حتى الباب إن وُجدت
الشحن والجمارك والتخليص تُضاف هنا وتُوزَّع على البنود — فتحمل البضاعة تكلفتها الحقيقية حتى الوصول.
22
اضغط استلام المخزون
سجّل ما وصل فعلًا. فلو وصل ٨٠٠ كجم اكتب ٨٠٠ — ويبقى الباقي مستحقًا على الأمر.
23
اضغط تأكيد الاستلام
يزيد المخزون، وتتحدث تكلفة الخامة إلى ما دفعته فعلًا في هذا التوريد.
٦ · فاتورة المورد
ثلاثة مستندات يجب أن تتطابق: ما طلبته وما استلمته وما يطالبونك به. وهذه هي المطابقة الثلاثية.
24
اضغط فاتورة مورد جديدة
25
اربطها بأمر الشراء
اختيار الأمر هو ما يتيح للنظام المقارنة. والفاتورة بلا أمر لا يراجعها أحد.
26
رقمهم ومبلغهم وضريبتهم
٩٥٬٠٠٠ زائد ١٤٪. اكتب ما في الورقة — فالغرض من المطابقة كشف الفرق لا إخفاؤه.
27
احفظ الفاتورة
تعرض القائمة نتيجة المطابقة: مطابقة أو فرق في الكمية أو السعر، بالكلمات.
٧ · سداد الموردين
ثلاثون فاتورة ليست ثلاثين عملية دفع. دفعة السداد تسددها معًا — وفوق الحد تنتظر توقيعين كما فعل الأمر.
28
المستحق والحدود التي تحكمه
تعرض الدفعة كل عملة على حدة — فلا تُجمع الريالات مع الجنيهات تحت مسمى واحد.
٨ · شاشتان تستحقان المعرفة
قوائم الأسعار تحفظ أسعار كل مورد بتاريخها؛ وبطاقات الأداء تبيّن من يلتزم فعلًا بالمواعيد.
29
قوائم أسعار الموردين
السعر الأقدم من ستة أشهر يُنبَّه عليه عند تسعير عرض — فالسعر القديم هامش خاطئ.
30
بطاقات أداء الموردين
الالتزام بالمواعيد ودقة الكميات من واقع استلاماتك أنت — لا من انطباع.