الربط مع منصة فاتورة خطوة بخطوة: دليل المرحلة الثانية (الربط والتكامل)

من المطالَب بالربط ومتى؟

تُطبَّق الفوترة الإلكترونية في المملكة على مرحلتين. المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار) ألزمت المنشآت بإصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا عبر حلول متوافقة. أما المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) فتضيف ربطًا مباشرًا بين نظام الفوترة لديك ومنصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا)، مع صيغة XML محددة وحقول إضافية في الفاتورة.

تُطبَّق المرحلة الثانية على موجات. وبحسب إعلان الهيئة عن الموجة الخامسة والعشرين، يلزم المكلفين الذين تجاوزت إيراداتهم الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 187,500 ريال في أي من الأعوام 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025 أن يربطوا حلولهم بمنصة فاتورة في موعد أقصاه 1 فبراير 2027. وتذكر الهيئة أنها تُبلغ المكلفين المستهدفين مباشرة. للتفاصيل راجع دليلنا عن الموجة 25.

المتطلبات قبل البدء

1. التسجيل في ضريبة القيمة المضافة وصلاحية الدخول إلى بوابة إرادة. يتم الدخول إلى منصة فاتورة ببيانات بوابة إرادة: الرقم المميز أو البريد الإلكتروني المسجل لدى الهيئة، مع كلمة المرور. بيانات بوابة المطورين مختلفة ولا تصلح هنا.
2. حل فوترة إلكترونية متوافق مع المرحلة الثانية. تبدأ إرشادات الهيئة للاستعداد بالتأكد من مزوّد الحل أن لديك حلًا متوافقًا مع متطلبات الربط. يجب أن يُصدر الحل الفواتير ويحفظها بصيغة XML أو PDF/A-3 مع ملف XML مضمَّن، وأن يتضمن جميع الحقول الإلزامية، وأن يكون قادرًا على الاتصال بالإنترنت.
3. حصر وحدات الفوترة لديك. تسمّي الهيئة كل وحدة تُصدر الفواتير "وحدة حل الفوترة الإلكترونية" (EGS). قد تكون الوحدة جهاز كاشير، أو نقطة بيع في فرع، أو نسخة من نظام تخطيط الموارد، ويتم ربط كل وحدة على حدة.
4. بيانات أساسية مكتملة. اسم البائع ورقمه الضريبي وعنوانه الوطني الكامل، إضافة إلى الأرقام الضريبية والعناوين لعملاء قطاع الأعمال. ومن أمثلة التحذيرات التي نشرتها الهيئة نقص عناصر العنوان.

خطوات الربط بالتفصيل

الخطوة 1: إصدار رمز التحقق (OTP) من منصة فاتورة

سجّل الدخول إلى منصة فاتورة واختر "ربط وحدة/جهاز حل جديد". أدخل عدد الوحدات المطلوب ربطها، فتُصدر المنصة رمز OTP لكل وحدة يمكنك نسخه أو تنزيله في ملف. وبحسب دليل مستخدم منصة فاتورة، صلاحية كل رمز ساعة واحدة فقط.

الخطوة 2: إدخال الرمز في البرنامج وإنشاء طلب توقيع الشهادة (CSR)

خلال تلك الساعة، أدخل الرمز في برنامج الفوترة. يُنشئ البرنامج زوج مفاتيح وطلب توقيع شهادة (CSR) يحمل بيانات منشأتك ومنها الرقم الضريبي. وتوضح الهيئة أن إدخال الرمز يدويًا يتيح ربط وحدة واحدة أو عدة وحدات في الوقت نفسه، بينما القراءة الآلية عبر وحدة تدخل إلى المنصة بنفسها تقتصر على وحدة واحدة في كل مرة.

الخطوة 3: استلام معرّف ختم التشفير للامتثال (Compliance CSID)

تُعيد الهيئة معرّف ختم تشفير للامتثال. ومن الناحية التقنية، معرّف ختم التشفير (CSID) شهادة رقمية تُستخدم للمصادقة والتوقيع. ويُستخدم معرّف الامتثال لمرحلة الاختبار التالية فقط.

الخطوة 4: اجتياز فحوصات الامتثال

يُرسل البرنامج مستندات تجريبية بصيغة XML موقّعة بمعرّف الامتثال: فواتير ضريبية و/أو مبسطة، وإشعارات دائنة ومدينة، بحسب ما ستُصدره الوحدة فعليًا. ويذكر دليل بوابة المطورين أن طلب معرّف الإنتاج يعود باستجابة غير صالحة إلى أن تكتمل هذه الفحوصات.

الخطوة 5: استلام معرّف ختم التشفير للإنتاج (Production CSID)

بعد اجتياز الفحوصات، يطلب البرنامج معرّف الإنتاج، فتُصدره الجهة المصدِرة للشهادات لدى الهيئة للوحدة، لتبدأ بعدها في إرسال الفواتير الفعلية. وتُستخدم الشهادة مع رمز سري يُصدر أثناء الربط للمصادقة على كل طلب عبر الواجهة البرمجية، لذا يجب حفظ الرمز السري بأمان.

الخطوة 6: التحقق في التشغيل الفعلي

الخطوة الأخيرة في إرشادات الهيئة هي التحقق مع مزوّد الحل من أن الحل يعمل بشكل صحيح ويُصدر فواتير متوافقة. راقب ردود الهيئة بعناية في الأيام الأولى.

من يقوم بماذا: جدول زمني

صلاحية الساعة الواحدة لرمز OTP هي القاعدة الوحيدة الصادرة عن الهيئة في هذا الجدول؛ أما بقية المدد فهي إرشادية للتخطيط.

ما الذي يتغير بعد التشغيل؟

الفاتورة الضريبية (بين المنشآت B2B): الاعتماد (Clearance)

يُرسل برنامجك كل فاتورة ضريبية إلى منصة فاتورة قبل وصولها إلى المشتري. تتحقق الهيئة منها، وتضع ختمها التشفيري ورمز الاستجابة السريعة (QR)، ثم تُعيد ملف XML المعتمد. بعد ذلك فقط تُشارك الفاتورة مع العميل. وتنص الإرشادات التفصيلية للهيئة على أن الفواتير غير المعتمدة لا يحق خصم ضريبتها. وتخضع الإشعارات الدائنة والمدينة المرتبطة بالفواتير الضريبية للاعتماد أيضًا.

الفاتورة الضريبية المبسطة (للأفراد B2C): الإبلاغ (Reporting)

لا تخضع الفواتير المبسطة للاعتماد المسبق. يختمها برنامجك تشفيريًا ويضيف رمز QR، وتُسلَّم للعميل فورًا، ثم يُبلَّغ عنها بإرسال ملف XML إلى منصة فاتورة خلال 24 ساعة من إصدارها.

العناصر التقنية بلغة مبسطة

• ملف XML وفق معيار UBL 2.1: الفاتورة ملف XML منظم يجب أن يتبع تسلسل UBL 2.1 ومعيار تطبيق الفاتورة الإلكترونية بصيغة XML الصادر عن الهيئة. أما ملف PDF/A-3 المضمَّن فيه ملف XML فهو النسخة المقروءة.
• الختم التشفيري: توقيع رقمي بخوارزمية ECDSA باستخدام معرّف ختم التشفير الخاص بالوحدة، يُثبت أي وحدة أصدرت الفاتورة وأنها لم تُعدَّل.
• سلسلة قيم التجزئة (Hash): تحمل كل فاتورة قيمة تجزئة الفاتورة السابقة (الحقل KSA-13)، فتترابط جميع مستندات الوحدة في سلسلة واحدة.
• عدّاد الفواتير: قيمة عدّاد الفاتورة (KSA-16)، ويجب ألا يتمكن المستخدمون من إعادة ضبطه.
• رمز الاستجابة السريعة (QR): رمز مُرمَّز بصيغة TLV ثم Base64. تحمل الحقول من 1 إلى 5 اسم البائع والرقم الضريبي ووقت الإصدار والإجمالي شاملًا الضريبة وإجمالي الضريبة، وتحمل الحقول التالية قيمة التجزئة والتوقيع والمفتاح العام، وفق معايير تطبيق متطلبات الأمان. وفي الفواتير الضريبية تُنشئ الهيئة نص الرمز عند الاعتماد.

الإشعارات الدائنة والانقطاع وتجديد الشهادات وتعدد الفروع

الإشعارات الدائنة والمدينة. لا يجوز تعديل الفاتورة الإلكترونية أو حذفها بعد إصدارها. لإلغائها أو تصحيحها، أصدر إشعارًا دائنًا أو مدينًا يشير إلى رقم الفاتورة الأصلية أو أرقامها. ويتبع الإشعار نوع الفاتورة الأصلية: الإشعار على فاتورة ضريبية يخضع للاعتماد، والإشعار على فاتورة مبسطة يخضع للإبلاغ.

عند تعطل الواجهة البرمجية أو انقطاع الإنترنت. تصف الإرشادات التفصيلية للهيئة سيناريوهات الإخفاق. في الفواتير المبسطة يستمر البرنامج في إعادة المحاولة على فترات منتظمة، وإذا تعذر الإبلاغ خلال 24 ساعة يُخطر المكلف الهيئة عبر النموذج المخصص في موقعها. وفي الفواتير الضريبية يستمر البرنامج في إعادة المحاولة مع الاحتفاظ بما يثبت المحاولات، مثل سجلات الواجهة البرمجية. وإذا اضطررت لمشاركة فاتورة غير معتمدة أثناء الانقطاع، فتذكر الإرشادات أنها تُعامل كفاتورة ضريبية إلى أن تُصدر النسخة المعتمدة فور عودة الاتصال، ولا يحق خصم ضريبتها ما دامت غير معتمدة. وبعض المدد في هذا القسم موسومة بأنها قيد التأكيد، لذا تحقق من الإجراء الحالي على موقع الهيئة.

تجديد الشهادات. لمعرّفات ختم التشفير تاريخ انتهاء، وتُرسل الهيئة تنبيهًا قبل انتهائها. والتجديد يشبه الربط الأول: تُصدر رمز OTP من خيار "تجديد معرّف ختم التشفير الحالي"، وتُدخله في الوحدة، فتُلغى الشهادة القديمة عند إصدار الجديدة. كما تتيح قائمة الحلول والأجهزة في المنصة إلغاء أي وحدة لم تعد مستخدمة.

تعدد الفروع والأجهزة. تحتاج كل وحدة إلى ربط وشهادة مستقلين، وتحتفظ كل وحدة بتسلسل فواتير واحد وسلسلة تجزئة واحدة. ويمكنك إصدار عدة رموز OTP دفعة واحدة عند ربط وحدات متعددة. ويجوز أن يختلف ترقيم الفواتير بين الفروع ما دام كل تسلسل واضحًا ومتصلًا.

أخطاء الرفض الشائعة بلغة مبسطة

تُصنف الهيئة كل استجابة إلى: مقبولة، أو مقبولة مع تحذيرات، أو مرفوضة. والتحذيرات مقبولة حاليًا، لكن الهيئة تذكر أنها قد تتحول إلى رفض مستقبلًا وأن التحذيرات المتكررة قد تخضع للمراجعة، لذا عالجها مبكرًا.

من أمثلة أسباب الرفض التي نشرتها الهيئة:

• غياب تاريخ الإصدار أو رمز نوع الفاتورة (BT-2 وBT-3).
• تاريخ إصدار في المستقبل. يجب أن يكون التاريخ مساويًا لتاريخ اليوم أو سابقًا له.
• صيغة غير صحيحة لنسبة الضريبة. يجب أن تكون رقمًا من 0.00 إلى 100.00 بخانتين عشريتين كحد أقصى ودون علامة %.
• كمية أساس تساوي صفرًا أو أقل (BT-149).

ومن أمثلة التحذيرات المنشورة: نقص بيانات عنوان البائع، وغياب اسم الصنف في أحد بنود الفاتورة، وغياب قيمة تجزئة الفاتورة السابقة.

وعلى مستوى الواجهة البرمجية، تعني الاستجابة 400 أن المستند مرفوض ويجب تصحيحه وإعادة إرساله، وتشير 401 إلى مشكلة في الشهادة أو الرمز السري، بينما تعني 429 و500 و503 و504 أن الفاتورة لم تُستلم ويجب إعادة إرسالها. ولا تسمح الهيئة بإرسال المستند نفسه مرتين.

قائمة التحقق قبل التشغيل

• الدخول إلى إرادة يعمل، والشخص المناسب لديه صلاحية منصة فاتورة
• جميع وحدات الفوترة (الفروع ونقاط البيع ونسخ الأنظمة) محصورة
• مزوّد البرنامج يؤكد دعم الربط في المرحلة الثانية
• بيانات البائع والعملاء مكتملة، بما فيها العناوين الوطنية والأرقام الضريبية
• تجربة اختيارية على بوابة فاتورة التجريبية (المحاكاة)، وهي بيئة مستقلة تُربط فيها الوحدات بشكل منفصل
• كل وحدة تحمل معرّف إنتاج، وليس معرّف امتثال فقط
• اختبار الاعتماد لفاتورة ضريبية وإشعار دائن وإشعار مدين
• اختبار الإبلاغ للفواتير المبسطة مع إعادة المحاولة آليًا
• الموظفون يعرفون إجراء الانقطاع ومكان نموذج الإخطار في موقع الهيئة
• تواريخ انتهاء الشهادات مرصودة

كيف تتعامل دوباف مع الربط

دوباف نظام تخطيط موارد سحابي عربي أولًا للسعودية ومصر والخليج. تدعم وحدة المحاسبة فيه الفوترة الإلكترونية في المرحلة الثانية من زاتكا، إلى جانب الفوترة الإلكترونية لمصلحة الضرائب المصرية، ويضم النظام كذلك وحدات نقاط البيع والمخزون والمتجر الإلكتروني. وأيًّا كان البرنامج الذي تختاره، ينبغي أن يرشدك خلال إدخال رمز OTP وربط الأجهزة، وأن يعرض حالة الاعتماد أو الإبلاغ لكل مستند. اقرأ المزيد في صفحة الفوترة الإلكترونية مع زاتكا أو في دليلنا عن اختيار برنامج محاسبة متوافق، أو ابدأ تجربة مجانية لمدة 14 يومًا دون بطاقة.