ZATCA Fatoora platformuna entegrasyon: 2. Aşama kayıt süreci adım adım

Kimler entegre olmalı ve ne zamana kadar?

Suudi Arabistan'da e-fatura iki aşamada uygulanıyor. 1. Aşama (oluşturma), faturaların uyumlu bir yazılımla elektronik olarak düzenlenmesini zorunlu kıldı. 2. Aşama (entegrasyon) ise fatura sisteminiz ile ZATCA'nın Fatoora platformu arasında doğrudan bağlantı, yapılandırılmış XML formatı ve ek alanlar getiriyor.

1. Aşama dalgalar hâlinde uygulanıyor. ZATCA duyurusuna göre 25. Dalga, KDV'ye tabi geliri 2022, 2023, 2024 veya 2025 yıllarından herhangi birinde 187.500 SAR'ı aşan mükellefleri kapsıyor. Bu mükellefler en geç 1 Şubat 2027'ye kadar Fatoora'ya bağlanmalıdır. ZATCA, kapsamdaki mükellefleri doğrudan bilgilendireceğini belirtiyor. Ayrıntılar için 25. Dalga rehberimize bakabilirsiniz.

Ön koşullar

1. KDV kaydı ve ERAD erişimi. Fatoora portalına ERAD bilgilerinizle (vergi numarası TIN veya kayıtlı e-posta ve şifre) girilir. Geliştirici portalı bilgileri burada geçerli değildir.
2. 2. Aşama ile uyumlu bir çözüm. ZATCA'nın hazırlık rehberi, çözüm sağlayıcınızla entegrasyona uygun bir çözümünüz olduğunu doğrulamakla başlar: XML veya XML gömülü PDF/A-3 formatında fatura, zorunlu alanlar ve internet bağlantısı.
3. Fatura birimlerinizin listesi. Fatura üreten her örnek bir "EGS birimi"dir: kasa, şube POS cihazı veya ERP örneği. Her birim ayrı kaydedilir.
4. Eksiksiz ana veriler: satıcının adı, KDV numarası ve ulusal adresi; kurumsal müşterilerin KDV numarası ve adresi.

Adım adım kayıt süreci

1. OTP oluşturun. Fatoora portalında "Onboard new solution unit/device" seçeneğini açın ve birim sayısını girin. Portal her birim için bir OTP üretir; Fatoora kullanım kılavuzuna göre her OTP bir saat geçerlidir.
2. OTP'yi girin ve CSR oluşturun. Bir saat içinde OTP'yi yazılımınıza girin. Yazılım bir anahtar çifti ve KDV numaranızı içeren bir sertifika imzalama talebi (CSR) oluşturur. Manuel giriş, bir veya birden fazla birimin aynı anda kaydedilmesine olanak tanır.
3. Uyumluluk CSID'sini alın. CSID (Cryptographic Stamp Identifier), kimlik doğrulama ve imzalama için kullanılan dijital bir sertifikadır. Uyumluluk CSID'si yalnızca test içindir.
4. Uyumluluk kontrollerini geçin. Yazılım XML formatında örnek belgeler gönderir: standart ve/veya basitleştirilmiş faturalar, alacak ve borç dekontları. Geliştirici portalı kılavuzuna göre bu kontroller tamamlanmadan üretim CSID'si talebi geçersiz yanıt döner.
5. Üretim CSID'sini alın. ZATCA'nın sertifika otoritesi bunu birime verir ve birim gerçek faturaları göndermeye başlar. Sertifika ve kayıt sırasında verilen gizli anahtar her API çağrısını doğrular.
6. Canlı kullanımda doğrulayın: çözüm sağlayıcınızla faturaların uyumlu olduğunu kontrol edin.

Kim ne yapar?

Tablodaki tek ZATCA kuralı OTP'nin bir saatlik geçerliliğidir; diğer süreler planlama amaçlıdır.

Canlıya geçince neler değişir?

Standart vergi faturaları (B2B): onay (clearance). Her fatura alıcıya ulaşmadan önce Fatoora'ya gönderilir. ZATCA faturayı doğrular, kriptografik mührünü ve QR kodunu ekler ve onaylı XML'i geri gönderir. Ayrıntılı kılavuza göre onaylanmamış faturalar KDV indirimine konu olamaz. İlgili alacak ve borç dekontları da onaya tabidir.

Basitleştirilmiş faturalar (B2C): bildirim (reporting). Yazılım faturayı mühürler, QR kodu ekler, müşteriye hemen verir ve XML'i 24 saat içinde Fatoora'ya bildirir.

Teknik unsurlar:

• UBL 2.1 XML, ZATCA XML standardına uygun; XML gömülü PDF/A-3 okunabilir sürümdür.
• Kriptografik mühür: birimin CSID'si ile yapılan ECDSA imzası.
• Hash zinciri: her fatura bir önceki faturanın hash değerini taşır (KSA-13 alanı).
• Fatura sayacı (KSA-16); kullanıcılar sıfırlayamaz.
• QR kod: TLV ve ardından Base64 ile kodlanır; satıcı adı, KDV numarası, zaman damgası, KDV dahil toplam ve KDV toplamı, ardından hash, imza ve açık anahtar içerir (güvenlik standardı).

Dekontlar, kesintiler, yenileme ve çoklu şubeler

Alacak ve borç dekontları. Düzenlenen bir e-fatura değiştirilemez veya silinemez. İptal veya düzeltme için orijinal faturaya atıfta bulunan bir dekont düzenlenir; dekont orijinal faturanın türünü izler.

API veya internet kesintisi. Basitleştirilmiş faturalarda yazılım düzenli aralıklarla yeniden dener; 24 saat içinde bildirim yapılamazsa ZATCA'nın web sitesindeki özel form ile bilgi verilir. Standart faturalarda denemeler sürdürülür ve kanıtları (API kayıtları) saklanır. Kılavuzdaki bazı süreler "teyit edilecek" olarak işaretlidir; güncel prosedürü zatca.gov.sa üzerinden doğrulayın.

Sertifika yenileme. CSID'lerin süresi dolar ve ZATCA önceden hatırlatma gönderir. Yenileme, "Renewing existing CSID" üzerinden ilk kayıt gibi yapılır; yeni sertifika verildiğinde eskisi iptal edilir.

Çoklu şube ve cihaz. Her birimin kendi sertifikası, tek bir fatura sırası ve tek bir hash zinciri vardır. Birden fazla OTP aynı anda oluşturulabilir.

Sık görülen ret hataları

ZATCA yanıtları kabul, uyarılı kabul ve ret olarak sınıflandırır. Uyarılar şimdilik kabul ediliyor ancak ileride ret hâline gelebilir. Yayımlanan ret örnekleri:

• düzenleme tarihi veya fatura tür kodu eksik (BT-2, BT-3);
• ileri tarihli düzenleme tarihi;
• hatalı KDV oranı formatı (0.00–100.00, en fazla iki ondalık, % işareti olmadan);
• sıfır veya negatif baz miktar (BT-149).

API düzeyinde 400 ret (düzeltip yeniden gönderin), 401 sertifika veya gizli anahtar sorunu, 429, 500, 503 ve 504 ise faturanın alınmadığı ve yeniden gönderilmesi gerektiği anlamına gelir. Aynı belge iki kez gönderilmemelidir.

Canlıya geçiş öncesi kontrol listesi

• ERAD ve Fatoora portalı erişimi çalışıyor
• Tüm EGS birimleri listelendi
• Sağlayıcı 2. Aşama desteğini onayladı
• Satıcı ve müşteri ana verileri eksiksiz
• İsteğe bağlı olarak Fatoora simülasyon portalında (ayrı ortam) deneme yapıldı
• Her birimde üretim CSID'si var
• Onay (fatura, alacak ve borç dekontu) ve otomatik yeniden denemeli bildirim test edildi
• Ekip kesinti prosedürünü biliyor
• Sertifika bitiş tarihleri takip ediliyor

Dopave ve kayıt süreci

Dopave; Suudi Arabistan, Mısır ve Körfez için Arapça öncelikli bir bulut ERP'dir. Muhasebe modülü ZATCA 2. Aşama e-faturayı ve Mısır ETA e-faturasını destekler. Hangi yazılımı seçerseniz seçin, OTP girişi ve cihaz kaydında size rehberlik etmeli ve her belgenin durumunu göstermelidir. Daha fazlası için ZATCA e-fatura sayfamıza göz atın veya kartsız 14 günlük denemeyi başlatın.